La conservation et la capitalisation de la mémoire corporative

Présentation

La mémoire corporative est constituée de toutes les informations qu’une organisation a en sa possession (papier et électroniques) : les documents légaux, comptables et financiers, ceux liés aux activités, services et produits, les rapports et comptes rendus, les études et recherches, ceux de communication et marketing, les formations acquises, etc. Il s’agit des informations stockées mais aussi dans certains cas de celles non documentées où la seule empreinte existante se trouve dans la mémoire des employés actuels … ou passés (information volatile). Pour ces informations non documentées, une organisation s’expose à un risque de perte d’information qui pourrait être capitale. L’acquisition nouvelle de ces informations peut impliquer un investissement de temps et d’argent qui aurait pu être évité si les informations avaient été documentées.

De plus, le manque d’organisation et d’accès aux dossiers de classement peut fortement ralentir le fonctionnement d’une entreprise ou d’un organisme : plusieurs versions existantes d’un même document, emplacement inconnu de la dernière mise à jour, information mal classées, système de classement qui manque de structure, des informations qui existent mais ne sont pas accessibles, niveau collaboratif des outils utilisés, etc.

La mémoire corporative est un élément précieux dans la relève d’entreprise, le changement d’une direction générale d’un OBNL, etc. car il est directement lié au transfert des connaissances.

Points abordés

  • Structure de classement des dossiers (papier et électroniques)
  • Numérisation des informations
  • Outils de partages de données utilisés
  • Paramètres d’autorisation d’accès des dossiers selon les responsabilités, accompagnés d’une politique d’utilisation
  • Documentation des informations volatiles

Plan de travail

  • Identification des besoins
  • Diagnostic interne
  • Rapport et recommandations
  • Validation des améliorations à mettre en place avec le client
  • Mise en œuvre des améliorations
  • Formation
  • Documents/outils remis aux participants
  • Politique d’utilisation

Mémoire

Conservez les informations volatiles de votre organisation pour mieux capitaliser sur les connaissances et expériences acquises dans le passé.

}

Gain de temps

Accéder rapidement à toutes vos informations documentées.

n

Organisation

Trouver facilement les informations liées à la mémoire corporative de votre organisation.

Performance

La documentation des informations et leur accès rapide réduisent les pertes de temps et d’argent.