Les ressources humaines

La préparation à l’arrivée d’un nouvel employé, l’accueil et la formation d’un nouvel employé, la documentation des tâches, l’élaboration des tâches, des objectifs et les suivis, les évaluations, et l’encadrement d’un employé.

Introduction

De nos jours, on s’accorde à dire que les ressources humaines font la force des organisations. Même si une importance grandissante accordée au travail et à la place des employés dans les organisations est porteuse de meilleurs résultats, il ne faut pas perdre de vue que des employés motivés et impliqués sont le fruit d’un bon gestionnaire à l’écoute de ses équipes.

Plan de travail

  • Identification des besoins

Écoute des besoins du client et choix du format : formation, conseil, ou accompagnement. Le client choisit également les thématiques qui l’intéressent.

Pour le format accompagnement (accompagnement ou encadrement d’un employé), une prise de contact sera effectuée avec le client (représentant du conseil d’administration, direction générale, gestionnaire) afin de déterminer quelles sont les problématiques et les objectifs visés dans l’accompagnement de l’employé. Un plan de travail détaillé sera présenté au client pour validation.

  • Formation, conseil, ou accompagnement

Pour le format formation, les éléments seront présentés en fonction des choix effectués par le client.

Pour la format conseil, le consultant s’assurera que les éléments d’information choisis et présentés répondront aux problématiques du client. Il développera des éléments personnalisés si nécessaires et donnera des avis et recommandations.

Pour le format accompagnement, le consultant ne donnera pas d’avis ni de recommandation, mais posera des questions pertinentes pour amener l’employé à gagner sa propre autonomie.

  • Documents/outils remis aux participants

Les thématiques listées ci-dessous (à l’exception de l’encadrement d’un employé disponible uniquement dans le format accompagnement) peuvent être combinées entre elles afin de mieux répondre aux besoins du client.

Préparation à l’arrivée d’un nouvel employé

Z

Formation

 

Z

Conseil

 

V

Accompagnement

 

Présentation

Avant même l’arrivée d’un employé dans une organisation, il est important de se préparer pour assurer un accueil et une formation qui feront que ce dernier se sente bien accueilli et intégré rapidement. Cela permet notamment de palier aux surprises imprévues lors des premières heures de l’arrivée d’un nouvel employé : ordinateur qui ne fonctionne pas, poste de travail pas rangé, documentation manquante, etc.

Points abordés

  • Support administratif
  • Préparation du poste de travail
  • Informatique
  • Documentation relative au poste
  • Mise à jour des tâches et objectifs du poste
  • Déterminer une personne soutien
  • Préparation du programme de formation

Accueil et formation d’un nouvel employé

Z

Formation

 

Z

Conseil

 

V

Accompagnement

 

Présentation

Afin que le nouvel employé se sente bien accueilli, rapidement intégré, et pour que toutes les chances de succès soient investies dans cette nouvelle collaboration, l’accueil et la formation sont primordiaux.

Points abordés

  • Accueil et introduction
  • Présentation de l’entreprise ou de l’organisme
  • Description du poste par le responsable
  • Créer des liens avec l’équipe
  • Documentation liée au poste
  • Programmer des rencontres
  • Formation

Documentation des tâches des employés

Z

Formation

 

Z

Conseil

 

V

Accompagnement

 

Présentation

Pourquoi documenter les tâches des employés? Tout d’abord, cela permet de délimiter très clairement le rôle et les responsabilités d’un poste, mais aussi de pouvoir former et guider les nouveaux employés assumant les responsabilités de ce poste. De surcroît, dans un contexte de fort taux de roulement, cet outil sera un atout considérable permettant de gagner un temps non négligeable. Idéalement, la documentation des tâches des employés couvre l’ensemble des postes, y compris celles des gestionnaires, des directions et de la direction générale.

Points abordés

  • Les tâches communes et les tâches spécifiques aux responsabilités
  • La description des tâches, leur fréquence, lieu des dossiers de classement, personnes contact, etc.

Élaboration des tâches, des objectifs et les suivis

Z

Formation

 

Z

Conseil

 

V

Accompagnement

 

Présentation

Bien entendu, pour qu’une organisation atteigne ses résultats, il est crucial qu’elle fixe des objectifs à ses employés. C’est notamment le rôle des gestionnaires et des directions. Il existe aujourd’hui des moyens collaboratifs et faciles à mettre en place afin de s’assurer que les échéanciers soient rencontrés.

Les tâches et objectifs doivent être réévalués/vérifiés régulièrement pour s’assurer que les employés soient actifs et performants.

Points abordés

  • Révision minutieuse de la documentation des tâches du poste avec l’employé nouvellement recruté
  • Suivis à effectuer suite au départ du prédécesseur
  • Fixer les tâches à effectuer avec les échéances spécifiques
  • Fixer les objectifs par période
  • Organiser des rencontres de suivi
  • Documentation des objectifs non atteints

Évaluations

Z

Formation

 

Z

Conseil

 

V

Accompagnement

 

Présentation

Évaluation de fin de période probation

L’objectif de cet exercice est d’évaluer les performances de l’employé durant sa période de probation et ultimement de valider ou non sa probation et de décider s’il restera dans l’organisation sur le long terme.

Évaluation de fin d’année

Cette étape importante pour l’employeur mais tout autant pour l’employé, permet d’évaluer les performances quantitatives et qualitatives de ce-dernier. C’est une belle occasion formelle d’ouvrir la discussion sur des points sensibles s’ils n’ont pas encore été abordés jusqu’à présent.

Évaluation de l’organisation par un nouvel employé

Y avez-vous pensé? Pourquoi ne pas saisir l’occasion de recruter du sang neuf dans l’organisation pour bénéficier d’un regard objectif sur votre processus de recrutement, d’accueil et d’intégration, d’assistance et d’encadrement, etc. Cette approche basée sur l’ouverture et l’écoute communique immédiatement à l’employé votre capacité et votre intérêt à améliorer les processus et conditions de travail.

Points abordés

  • Approches utilisées
  • Définition des côtes d’évaluation
  • Atteintes des objectifs
  • Thèmes évalués
  • Mesures quantitatives et qualitatives
  • Difficultés rencontrées
  • Documents/outils remis aux participants

Encadrement d’un employé

V

Formation

 

Z

Conseil

 

Z

Accompagnement

 

Présentation

Cette formule d’accompagnement est totalement personnalisable en fonction des besoins de l’employé à accompagner. Elle se destine aux personnes qui peuvent rencontrer des difficultés à atteindre leurs objectifs par manque d’organisation de travail, d’autodiscipline, de gestion de leur temps, de leurs priorités, de leurs tâches … Elle peut aussi s’appliquer aux personnes qui viennent d’occuper de nouvelles fonctions comme celles de la direction d’un service, la direction générale d’un organisme, etc.

Points abordés

  • Gestion du temps et des priorités
  • Organisation au travail
  • Amélioration des processus internes
  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion des tâches des employés
  • Gestion de la performance

Rétention

Assurez la rétention de vos employés par un accueil, un processus d’intégration et une formation professionnels.

Compétences

Transférez les connaissances pertinentes pour des équipes compétentes et performantes.

Z

Tâches

Appliquez des méthodes concrètes pour assurer le suivi des tâches des employés.

Performance

Dotez vous d’outils d’évaluation adéquats pour assurer la performance de votre organisation.